[55] PORADY | z magazynu często zależy od posiadania faktury, może to oznaczać kolejki i frustrację kierowców pod hurtownią. Pułapki merytoryczne: KSeF nie wybacza błędów Wielu instalatorów przyzwyczaiło się do korygowania dat pod koniec miesiąca. KSeF kładzie temu kres. Data wystawienia to moment przesłania do systemu. Jeśli instalator wpisze na fakturze datę„piątek”, ale wyśle ją do KSeF dopiero w„poniedziałek”, to dla Urzędu Skarbowego datą wystawienia jest poniedziałek (moment nadania numeru KseF). Może to powodować problemy, jeśli ten poniedziałek to już np. 1. dzień nowego miesiąca, a faktura miała zamknąć poprzedni okres rozliczeniowy. Kolejną rewolucją jest likwidacja not korygujących. Do tej pory, jeśli hurtownia zrobiła błąd w adresie, instalator mógł wystawić notę. Teraz nabywca nie może już sam poprawić błędu. Każda pomyłka wymaga od wystawcy pełnej faktury korygującej z podaniem numeru KSeF faktury pierwotnej. To znacząco wydłuża procesy i wymaga od biura hurtowni niespotykanej dotąd precyzji. Agata Załęska, ekspertka podatkowa EY Polska Obowiązkowy KSeF będzie wyzwaniem dla wielu sektorów gospodarki. Nie jest to bowiem tylko rozwiązanie informatyczne, które ma zmienić sposób wystawiania faktur na elektroniczny. Zmiana będzie wymagała zaangażowania całego przedsiębiorstwa, począwszy od jego struktur informatycznych, przez działy finansowe, podatkowe, skończywszy na logistycznych oraz operacyjnych. Faktura„w terenie” i brak załączników Instalatorzy często pracują w warunkach ograniczonego dostępu do sieci – w kotłowniach czy na nowo budowanych osiedlach. KSeF wymaga jednak stabilnego łącza. Kluczowe staje się przygotowanie na tzw. tryb offline. Przemysław Koch, ekspert ds. cyfryzacji Dla firm kluczowe powinno być przygotowanie procedury awaryjnej na wypadek przerwania łączności z KSeF. Chodzi zarówno o rozwiązanie techniczne, które pozwoli wystawić fakturę offline, jak i o przeszkolenie pracowników, jak mają reagować w takich sytuacjach, by nie wstrzymywać sprzedaży. Jedną z największych bolączek pozostaje brak obsługi załączników. KSeF nie przyjmuje kosztorysów ani protokołów odbioru. Eksperci radzą przesyłać je osobnym kanałem (e-mail), co niestety dubluje pracę. Warto rozważyć wpisywanie linku do specyfikacji w polu dodatkowym faktury, aby powiązać dane cyfrowe z technicznymi. Jak przygotować firmę krok po kroku Aby uniknąć paraliżu operacyjnego, warto wdrożyć konkretne rekomendacje specjalistów, które wykraczają poza samą instalację programu. Postaw na„Offline First”. Eksperci radzą, aby przygotować systemy informatyczne do pracy w trybie offline. Zamiast wysyłać każdą fakturę pojedynczo w momencie jej wystawienia, co w godzinach szczytu może skończyć się błędem połączenia, lepiej zbierać dokumenty i wysyłać je partiami, np. w nocy. Pozwoli to uniknąć przeciążeń API i zagwarantuje płynność pracy biura w ciągu dnia. Priorytetem spójność z JPK. Choć Ministerstwo zapowiada brak kar za błędy w samym KSeF w 2026 roku, błędy w plikach JPK_VAT będą karane na dotychczasowych zasadach. Kluczowym wyzwaniem będzie zapewnienie idealnej zgodności między danymi w KSeF, a ewidencją VAT. Aneta Lech, doradca podatkowy LEXANTIS PL KSeF dostarczy nam dowody księgowe, ale nie zapewni ich kontroli pod względem kompletności i rzetelności. KSeF nie da nam »sam z siebie« automatyzacji i nie uprości zagadnień merytorycznych, takich jak moment powstania obowiązku podatkowego. Magazyn zintegrowany z bramką W hurtowniach wydanie towaru jest nierozerwalnie połączone z dokumentem sprzedaży. System magazynowy musi zostać zintegrowany z KSeF tak, by błyskawicznie pobierać numery identyfikacyjne. Bez tej automatyzacji proces logistyczny może zostać wstrzymany przez zwykłe opóźnienie w odświeżeniu statusu faktury. Nawet jeśli Ty będziesz gotowy, chaos u Twoich dostawców wpłynie na Twoją pracę. Specjaliści zalecają wysłanie pism do kontrahentów z informacją: od teraz faktury odbieracie wyłącznie przez KSeF. Jasne zaznaczenie, że tradycyjne pliki PDF nie będą akceptowane, pozwoli uniknąć podwójnego obiegu dokumentów i chaosu w płatnościach. Bezpieczeństwo i „Czynnik Ludzki” Specjaliści od cyberbezpieczeństwa ostrzegają: faktura z KSeF może być postrzegana jako „pewna”, co mogą wykorzystać oszuści. Przejmując tokeny dostępowe lub certyfikat uwierzytelniający, mogą oni wystawiać tzw. „puste faktury”w imieniu firmy, żeby wyłudzać płatności od klientów ofiary. Zbigniew Makowski, doradca podatkowy, ekspert w Ziroly Fałszywe poczucie bezpieczeństwa to najkrótsza droga do kłopotów. Rekomendacja? Nie traktuj KSeF jako „bezpiecznego” źródła faktur. Nigdy nie udostępniaj jednego, głównego tokenu wszystkim pracownikom. Nie udostępniaj nikomu certyfikatu ogólnego. Należy stosować precyzyjne role: osobny dostęp dla serwisanta (tylko wystawianie) i osobny dla księgowej (pełny podgląd). KSeF to nie tylko IT KSeF w branży instalacyjnej to największa zmiana operacyjna od dekad. Choć początkowo może budzić opór, docelowo uporządkuje chaos w dokumentach i wyeliminuje problem„zaginionych faktur”. Pamiętajmy jednak, że zmiana dotyka też umów handlowych – wiele z nich uzależnia termin płatności od„doręczenia faktury”. W KSeF data doręczenia to data nadania numeru systemowego. Eksperci radzą pilną aktualizację zapisów w umowach z kontrahentami. Kluczem do sukcesu jest spokój i wczesne przetestowanie oprogramowania. Jak mówią instalatorzy: „lepiej sprawdzić szczelność instalacji przed puszczeniem pełnego ciśnienia”. Z KSeF-em jest dokładnie tak samo. Opracowanie redakcyjne na podstawie materiałów Ministerstwa Finansów oraz wywiadów z ekspertami. Informacje są aktualne na dzień publikacji Magazynu.
RkJQdWJsaXNoZXIy MTI4OTM2MQ==