Porady biznesowe: EDI wspiera gospodarkę cyfrową

Dostarczanie towarów do miejsca wybranego przez klienta na czas i zgodnie z oczekiwaniami wymaga złożonych procesów wymagających precyzji i transparentności. Automatyzacja i cyfryzacja tych procesów to wiodący obecnie trend, który zdecydowanie przyspieszył pod wpływem pandemii COVID‑19. Aby elektroniczna wymiana danych pomiędzy dwoma partnerami handlowymi była możliwa, stosuje się komunikaty EDI, których przeznaczeniem jest dostarczenie informacji niezbędnych do realizacji transakcji handlowych. Wśród nich najpopularniejszymi są ORDERS (purchase order/zamówienie towaru) i INVOIC (invoice/faktura). To od nich najczęściej rozpoczyna się proces wdrażania komunikacji EDI. W poniższym materiale zostaną omówione dwa inne: ORDRSP oraz DESADV, które wspólnie z ORDERS i INVOIC umożliwiają praktycznie pełną automatyzację cyklu zakupowo‑sprzedażowego.

 

Z POZORU NIEPOZORNY – ORDRSP

Zacznijmy od tak (z pozoru) niepozornego dokumentu jak ORDRSP (Orders Response/odpowiedź na zamówienie). Dokument ten ma dwa główne zadania: po pierwsze zasygnalizować zamawiającemu, że dokument bezpiecznie i prawidłowo dotarł do dostawcy, a po drugie umożliwić dostawcy elastyczne odniesienie się do treści zamówienia (komunikat ORDERS). Dzięki ORDRSP dostawca może udzielić następujących odpowiedzi:

• akceptując go w całości,
• anulując go w całości,
• dokonując jego korekty (częściowa akceptacja).

W przypadku tej ostatniej opcji, dostawca może dokonać korekty w za‑ kresie m.in. ilości zamawianych towarów (w przypadku braków w asortymencie czy np. zmiany w formie pakowania towaru). Odbiorca dokumentu może także odnieść się do sugerowanych terminów dostawcy. Jest to nie‑ zwykle istotne w przypadku, gdy jesteśmy uzależnieni od linii produkcyjnej czy magazynów za granicą lub wtedy, gdy np. pandemia ograniczyła wydajność naszych fabryk. Terminy dostaw określone kontraktem, są często terminami maksymalnymi na dostarczenie towaru z danej kategorii, zaś oczekiwania nierzadko brzmią as soon as possible! Na przestrzeni lat zaobserwowaliśmy również szersze zastosowanie ORDRSP, także do przekazania informacji na temat aktualnego stanu zapasu danego towaru.

 

WYZWANIA LOGISTYCZNE W CZASIE PANDEMII – DESADV

Przedsiębiorcy każdego dnia stają przed ogromnymi wyzwaniami logistycznymi. Towary zamawiane są u wielu różnych dostawców, z do‑ stawą do lokalizacji magazynowych (cross‑docking) lub bezpośrednio do poszczególnych oddziałów (drop‑shipping). Korzystając z informacji wysyłkowych, sklepy detaliczne i hurtownie mogą planować i optymalizować logistykę przychodzącą. Komunikacja EDI po raz kolejny ma w tym obszarze duże osiągnięcia, za sprawą dokumentu DESADV (Despatch Advice/awizo wysyłki). Jest to dokument wymieniany w trakcie procesu logistycznego, np. dystrybucyjnego czy zarządzania gospodarką magazynową. Zamiennie z komunikatem DESADV stosowany jest komunikat ASN (advance shipping notice) – rola obu komunikatów jest taka sama. Dzięki DESADV producent lub dystrybutor awizuje o rodzaju towaru, ilości i czasie dostawy, co w efekcie pozwala odbiorcy przygotować się do sprawnego odbioru. Coraz częściej spotykamy się również z wykorzystaniem dokumentu DESADV do przekazania takich danych jak kontakt do kuriera czy spedytora lub preferencji załadunku czy rozładunku towaru.

 

ORDRSP CZY DESADV?

Oba omawiane dokumenty mają znamienny wpływ na szybkość i skuteczność realizacji dostaw, aczkolwiek ich rola w procesie sprzedażowo‑logistycznym jest różna. Dokument DESADV stanowi jednoznaczną informację o zakresie dostawy. W większości przypadków stanowi pod‑ stawę do wystawienia faktury. Wysyłany jest przed fizyczną dostawą towaru, zaraz po ostatecznym zatwierdzeniu załadunku. ORDRSP jest zaś dokumentem wspierającym proces uzgodnień na etapie zamówienia towaru i pozwala usystematyzować i zautomatyzować ten proces, eliminując telefoniczne i mailowe próby doprecyzowania finalnego zakresu i daty realizacji zamówienia.

 

A CO NA TO SYSTEM ERP?

System ERP musi być przede wszystkim otwarty na współpracę. Komunikaty, o których mowa nie są nowym konceptem. Awizacja dostaw, choć reprezentowana przez papierowy dokument występowała i występuje w cyklu sprzedażowo‑logistycznym Grupy SBS już od wielu lat. Z kolei potwierdzenie zamówienia jest zaimplementowane w większości systemów ERP, aczkolwiek najczęściej pozostaje zapomniane i nieużywane. Pamiętajmy, że szersza skala cyfryzacji umożliwia pełniejszą automatyzację procesów, a to zaoszczędza czas poświęcony m.in. odpowiedzią na pytania takie jak: „Czy dostawa dotrze na czas?”, „Czy będzie dostarczona w całości, czy może tylko wybrana jej część?”, „Kiedy mogę spodziewać się spedytora?”. Na te i dziesiątki innych pytań muszą niestety odpowiadać działy sprzedaży, BOK czy administracji. W erze, w której wiedza i umiejętności pracowników to największy kapitał, nie ma miejsca na marnotrawienie czasu na proste, powtarzalne czynności.

 

KORZYŚCI

Aby ocenić opłacalność inwestycji w rozszerzenie komunikacji EDI o komunikat DESADV, konieczna jest kompleksowa analiza zachodzących zmian w procesach. Z pozoru komunikat DESADV przyniesie korzyści tylko odbiorcy – usprawni odbiór i rozładunek dostawy. Jednak finalnie przyspieszy także skierowanie faktury do płatności, więc i dostawca sporo zyskuje. Z kolei zastosowanie komunikatu ORDRSP skraca najbardziej czasochłonną część cyklu składania zamówień, a jest nią doprecyzowywanie szczegółów. Oba komunikaty pozwalają na znaczącą automatyzację procesów logistycznych, co w krótkim czasie rekompensuje czas i pieniądze zaangażowane w rozbudowanie komunikacji EDI.

Artykuł pochodzi z wyd. III/2021 _"Magazynu Grupy SBS".