Najwieksza w Polsce

Sieć sprzedaży
artykułów sanitarnych,
grzewczych i instalacyjnych!

Porady Biznesowe: KSeF czyli Krajowy System e-Faktur – co to oznacza dla przedsiębiorcy?

« wróć

Trwają prace nad krajowym systemem e‑faktur (tzw. KSeF). To platforma tworzona przez Ministerstwo Finansów do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji – obok faktur papierowych.

Zaletą wprowadzenia KSeF ma być m.in. automatyzacja procesu związanego z przeprowadzaniem kontroli podatkowych – skrócenie ich czasu i mniejsze zaangażowanie w to przedsiębiorców. Sprawdzamy, jaki jest status trwających prac legislacyjnych.

 

CO TO JEST KSEF?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to system, który będzie służył do rejestrowania, odbierania i przechowywania faktur w ustrukturyzowanej formie. Gromadzone w nim e-faktury będą oznaczane numerem identyfikacyjnym (przydzielanym przez system). Będzie również weryfikowana zgodność z określonym wzorem faktury i poprawność danych. Jak zapowiada Ministerstwo Finansów, jeśli nowe rozwiązanie się sprawdzi, może zastąpić dotychczasowe JPK.

 

PRACE NAD PROJEKTEM

Na początku lipca 2021 r. Ministerstwo Finansów poinformowało, że zakończył się proces analizy uwag zgłoszonych w ramach uzgodnień międzyresortowych oraz konsultacji publicznych do projektu zmiany ustawy VAT wdrażającej KSeF. Uwzględniony został także w całości ważny postulat biznesu, który potrzebuje stworzenia ścieżki dojścia (taką ścieżką dojścia może być np. wdrożenie komunikacji EDI w aspekcie zarządzania obrotem dokumentacją) i odpowiedniego okresu przygotowawczego do wdrożenia e-faktury. Ministerstwo Finansów zapowiedziało też, że udostępnieni strukturę e-faktury w języku angielskim. W ramach konsultacji publicznych MF pozyskało aż 200 opinii rynku. W toku konsultacji przedsiębiorcy bardzo wyraźnie zwracali uwagę na konieczność stworzenia odpowiedniej ścieżki do testowania e-faktury. Biznes chce być w pełni gotowy na e-fakturę, dlatego potrzebuje czasu na wdrożenie i przetestowanie rozwiązania.

 

TESTOWANIE SYSTEMU

Ministerstwo Finansów chce wspólnie z biznesem testować nowe rozwiązanie tak, aby jak najwięcej firm korzystało w pełni z e-faktury w 2022 r. Testowanie rozpoczęło się 7 października 2021 r. Tego dnia Ministerstwo Finansów opublikowało na swojej stronie komunikat o  rozpoczęciu testów Krajowego Systemu e-Faktur. Do testowania mogą przystąpić podmioty zajmujące się rozwojem oprogramowania do fakturowania. Pilotaż będzie dostępny dla wszystkich chętnych – udział w nim nie wymaga oficjalnego zgłoszenia. Celem pilotażu jest przetestowanie nowego rozwiązania przez zainteresowane podmioty zajmujące się rozwojem oprogramowania do fakturowania. Pilotaż ma umożliwić dostosowanie systemów informatycznych do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, który zostanie udostępniony przez Ministerstwo Finansów w styczniu 2022 r. w wersji fakultatywnej. Faktury wystawione podczas testów nie będą wywierać żadnych skutków prawnych. Po określonym czasie będą usuwane z systemu. W środowisku testowym Ministerstwo Finansów zaleca używanie anonimowych danych.

 

WYZWANIA ZWIĄZANE Z KSEF

Tak jak zostało wspomniane powyżej od stycznia 2022 r. polscy przedsiębiorcy będą korzystać z e-faktury dobrowolnie. Będzie to jedna z dopuszczalnych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i obecnie już funkcjonujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Oznacza to, że dotychczasowe formy fakturowania wciąż będą obowiązywały. Ministerstwo Finansów informuje także, że od 2023 r. korzystanie z e-faktur będzie już przetestowane, a co za tym idzie, obowiązkowe. KSeF nie będzie przewidywał możliwości wystawiania i przesyłania not korygujących w postaci ustrukturyzowanej do faktur ustrukturyzowanych ze względu na ich specyfikę, tj. okoliczność, że faktury te wymagają akceptacji odbiorcy pierwotnej faktury. W KSeF nie będzie też możliwe wystawienie faktur w odniesieniu do których odrębne przepisy przewidują brak obowiązku ujęcia numeru, za pomocą którego sprzedawca zidentyfikowany jest na potrzeby podatku lub danych umożliwiających jednoznaczną identyfikację nabywcy. Nie będzie także możliwości wystawiania VAT RR ani faktur pro forma. Są to realne problemy, z którymi będą mierzyli się podatnicy bez względu na termin wdrożenia systemu.

 

KSEF A PEF

Być może odpowiedzi na powyższe pytania przyniesie trwający okres testowania platformy KSeF. W oczekiwaniu na te zmiany warto już teraz sprawdzić, jak działa funkcjonująca od 2019 roku ogólnopolska Platforma Elektronicznego Fakturowania PEF. Przypomnijmy: platforma PEF realizuje cel przyjmowania faktur elektronicznych na linii instytucje nieprzerwanie od 25 lat świadczy usługi elektronicznej wymiany danych (EDI), zapewniając pełną cyfryzację procesów biznesowych między firmami. Posiada doświadczenie w optymalizacji procesów logistycznych, sprzedażowych i księgowych. Obsługuje niemal każdy sektor rynku: m.in. sieci handlowe, motoryzację, producentów, dystrybutorów, grupy zakupowe. Od 2019 r. jest częścią międzynarodowej Grupy EDITEL, największego operatora EDI w Europie Środkowo-Wschodniej. publiczne a biznes. Cel ten wynika z wypełnienia nałożonego na Polskę i inne kraje członkowskie Unii Europejskiej obowiązku wdrożenia Dyrektywy 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych.

 

EDI A E‑FAKTURA

EDI jest kompleksowym standardem bezpiecznej komunikacji handlowej dla transakcji B2B. Ta niezawodna i sprawdzona technologia znajduje rozwiązanie praktycznie w każdej branży i wspiera działalność wszystkich firm – małych, średnich oraz dużych. Przepisy z 9 listopada 2018 r., które weszły w życie 18 kwietnia 2019 r. wprowadziły obowiązek stosowania faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych. W konsekwencji spowodowały, że faktury elektroniczne zaczęły zastępować zwykłą fakturę papierową. Nowe przepisy, bazujące na platformie KSeF, wprowadzają możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jako jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji. Oznacza to, że faktury papierowe po 2023 roku praktycznie odejdą do lamusa. Uwzględniając również fakt, że faktury stanowią zaledwie jeden z elementów finansowego łańcucha dostaw nietrudno włączyć e-fakturowanie w szerszy kontekst zintegrowanego rynku, od zakupu do zapłaty. Utworzenie zintegrowanego, jednolitego obszaru dokumentów elektronicznych, towarzyszących na każdym etapie transakcji, ułatwia łączenie procesów zamawiania, dostawy fakturowania i płatności. To może w niedalekiej przyszłości spowodować wykorzystanie technologii EDI jako niezbędnego narzędzia do realizowania praktycznie wszystkich transakcji. Jest to rozwiązanie, które powinien rozważyć już dziś każdy przedsiębiorca – niezależnie od branży czy wielkości prowadzonej przez siebie firmy. Technologię EDI wdraża już od ponad 7 lat Grupa SBS. Nawiązana w 2014 roku umowa z firmą EDISON S.A. o wdrożeniu komunikacji EDI zaowocowała zautomatyzowaniem procesu wysyłki zamówień i odbioru e-faktur (EDI) oraz dostarczaniem ich bezpośrednio do systemu ERP. Od tamtej pory komunikacja EDI jest w Grupie SBS wiodącą formą wymiany dokumentów z jej partnerami handlowymi. Projekt jest ciągle rozwijany. Warto więc pamiętać, że bez względu na to, czy klient jest małym, średnim czy dużym przedsiębiorcą, rozwiązanie EDI znajdzie u niego zastosowanie i przygotuje do nadchodzących zmian legislacyjnych.

Artykuł został opublikowany w wyd. IV/2021 "Magazynu Grupy SBS"

Media branżowe
https://instalreporter.pl/
Magazyn Grupy SBS
https://www.ogrzewnictwo.pl/
Szukaj