Ścieżki digitalizacji – forum ekspertów

Grupa SBS wspiera Was w cyfrowej transformacji

Współczesna  branża  instalacyjna  przechodzi  dynamiczną  transformację cyfrową, która zmienia sposób pracy instalatorów, hurtowni oraz całego łańcucha dostaw. O wielu aspektach tych zmian mówią pozostali eksperci tego Forum -  chciałbym jednak zwrócić uwagę na parę dodatkowych tematów, które są dla nas ważne w Grupie SBS.

Urządzenia i systemy instalacyjne – od nowoczesnych urządzeń grzewczych (np. kotłów, pomp ciepła), po inteligentne systemy zarządzania budynkiem – są dziś tak zaawansowane technologicznie, że ich efektywne projektowanie, montaż i serwisowanie wymaga nie tylko doświadczenia, ale również dostępu do cyfrowych narzędzi i wiedzy z zakresu IT. Jeśli instalator, chce pracować z najnowszymi produktami i oferować klientom wartościowe rozwiązania, musi tę wiedzę posiadać.

Aplikacje mobilne, konfiguratory online, cyfrowe instrukcje i platformy diagnostyczne stają się nieodzownym elementem codziennej pracy instalatora. Dzięki nim możliwe jest szybkie diagnozowanie usterek, zdalne konfigurowanie urządzeń czy dostęp do aktualnych danych technicznych. Grupa SBS aktywnie wspiera instalatorów w zdobywaniu wiedzy o nowych rozwiązaniach. Organizujemy szkolenia, webinary i udostępniamy nowoczesne narzędzia edukacyjne, które popularyzują nowe technologie oraz ułatwiają ich wdrażanie w praktyce.

Cyfrowe platformy szkoleniowe umożliwiają zdobywanie wiedzy w dowolnym miejscu i czasie – 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. W Grupie SBS zadbaliśmy, by pracownicy Hurtowni Partnerskich mieli  dostęp  do  wiedzy  przez  cały  czas.  Od  lat  działa  narzędzie  sbs.baseon.com (znana jako Akademia Efektywnej Sprzedaży online) -  za jego pomocą  organizujemy  przy  współpracy z Dostawcami  Grupy SBS szkolenia produktowe online, które realizowane są przez cały rok. Szkolenia na platformie są nagrywane, zatem można do nich wrócić w dogodnym momencie. Baza jest bogata w materiały prezentacyjne i filmowe.

Jesteśmy też zdania, że AI odgrywać będzie coraz większą rolę w pracy instalatora. Algorytmy sztucznej inteligencji coraz lepiej będą wspierać nas m.in. w analizie danych z systemów HVAC, ułatwią przewidywanie awarii, optymalizację zużycia energii czy dobór komponentów. Uważam, że dzięki AI instalatorzy mogą szybciej podejmować trafne decyzje, zwiększając efektywność i jakość świadczonych usług.

Cyfrowa transformacja jest ważna też dla hurtowni instalacyjnych - naszych Partnerów. To kolejny krok ku zwiększeniu efektywności biznesu. Automatyczne systemy zamówień, cyfrowe katalogi produktów, integracja z systemami ERP, WMS i CRM pozwalają na szybszą obsługę klientów,  lepsze  zarządzanie  stanami  magazynowymi  i  minimalizację błędów. W Grupie SBS cyfrowy obieg dokumentów, rozliczenia i wsparcie dla klientów są w pełni zautomatyzowane (m.in. wdrożony został robot do wystawiania faktur), co pozwala naszym pracownikom poświęcić więcej czasu na doradztwo techniczne i budowanie relacji z klientami.

Dokumenty pod pełną kontrolą

Digitalizacja procesów w branży instalacyjnej to nie tyle trend, ile konieczność wynikająca z rosnących wymagań rynku i presji kosztowej. Automatyzacja przepływu dokumentów – od zapytań ofertowych, przez zamówienia, po faktury i protokoły odbioru – zmienia sposób funkcjonowania zarówno pojedynczych instalatorów, jak i dużych hurtowni. Największą wartością nie są jednak nowe narzędzia same w sobie, ale zmiany organizacyjne, które umożliwiają.

Gdy procesy administracyjne zostają zdigitalizowane, znikają typowe „wąskie gardła” – ręczne wprowadzanie danych, papierowe dokumenty ginące w obiegu, opóźnienia wynikające z fizycznego podpisywania dokumentów. Oszczędność czasu to pierwszy, najbardziej widoczny efekt. Instalator, który zamiast jechać do hurtowni może zamówić materiały przez aplikację z dostępem do aktualnych stanów magazynowych, nie tylko oszczędza godziny pracy, ale też szybciej kończy zlecenie.

Z  kolei  hurtownie,  które  korzystają  z  elektronicznego  obiegu dokumentów i zintegrowanych systemów ERP, ograniczają liczbę błędów w zamówieniach i usprawniają logistykę. To przekłada się bezpośrednio na niższe koszty operacyjne. Co ważne, digitalizacja nie oznacza wyłącznie inwestycji w technologię – to przede wszystkim zmiana sposobu myślenia o organizacji pracy. Firmy, które potrafią wykorzystać dane płynące z procesów cyfrowych, zyskują lepszą kontrolę nad marżami, terminowością i jakością obsługi klienta.

Digitalizacja nie eliminuje całkowicie problemów, ale pozwala zarządzać nimi szybciej i skuteczniej. Tam, gdzie wcześniej panował chaos i improwizacja, pojawia się struktura, przewidywalność i skalowalność działań.

Lepszy i bardziej opłacalny biznes dzięki digitalizacji i AI

Współczesny rynek wymaga ciągłego poszukiwania innowacji. Digitalizacja, wspierana przez narzędzia IT i sztuczną inteligencję (AI), staje się kluczem do efektywności i przewagi konkurencyjnej również dla hurtowni instalacyjnych i firm wykonawczych. Rosnąca skuteczność tych rozwiązań, przy równoczesnym obniżeniu kosztów ich wdrożenia i  wykorzystania  powodują,  że  technologie  te  stały  się  dostępne i opłacalne dla większości biznesów.

AI w Sprzedaży i Marketingu

W  erze  cyfrowej,  gdzie  konsument  oczekuje  natychmiastowej dostępności informacji i spersonalizowanych doświadczeń, tradycyjne metody pozyskiwania i obsługi klienta stają się niewystarczające. Inteligencja maszynowa (AI) rewolucjonizuje te procesy, oferując hurtowniom i instalatorom innowacyjne sposoby na dotarcie do klienta i zaspokojenie jego potrzeb. AI, analizując dane behawioralne, takie jak historia zakupów czy przeglądane produkty, umożliwia tworzenie spersonalizowanych rekomendacji. Przykładowo, hurtownie mogą proponować instalatorom zestawy produktów dopasowane do ich najczęstszych realizacji, a firmy instalacyjne - oferować klientom indywidualne rozwiązania systemowe, uwzględniające specyfikę ich obiektów. Co więcej, algorytmy AI pozwalają na precyzyjną segmentację baz klientów, co jest fundamentem tworzenia wysoce ukierunkowanych kampanii marketingowych, znacznie zwiększających ich skuteczność i zwrot z inwestycji.

Obsługa Klienta wspierana przez AI

Poza personalizacją oferty, narzędzia IT i AI znacząco optymalizują procesy obsługi klienta. Dostępne 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu, chatboty oparte na AI mogą efektywnie odpowiadać na powtarzalne pytania dotyczące dostępności produktów, cen czy statusu zamówień, odciążając personel. W przypadku firm instalacyjnych, chatbot na stronie internetowej może sprawnie kwalifikować zapytania, zbierać wstępne informacje o projekcie i umawiać spotkania, co skraca czas reakcji i usprawnia pierwszy kontakt. Dodatkowo, technologia przetwarzania języka naturalnego (NLP) wspiera szybką identyfikację problemów klientów, kierując ich do odpowiednich zasobów wiedzy lub ekspertów, co jest nieocenione w branży, gdzie często pojawiają się specyficzne wyzwania techniczne. Zintegrowane z AI systemy CRM automatycznie kategoryzują zgłoszenia i przypisują je do właściwych działów, zapewniając terminową i sprawną obsługę.

Skuteczna automatyzacja procesów wspierających

Automatyzacja procesów wspierających odgrywa kluczową rolę w trans-formacji cyfrowej przedsiębiorstw, przynosząc wymierne korzyści, zwłaszcza w obszarach takich jak księgowość i przetwarzanie zamówień. W rachunkowości, rozwiązania oparte na technologiach takich jak optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) oraz robotyzacja procesów biznesowych (RPA) umożliwiają efektywne odczytywanie danych z faktur przychodzących, nawet tych o różnorodnej strukturze, a następnie automatyczne ich księgowanie. Dzięki temu księgowi są odciążeni od żmudnych, powtarzalnych czynności, zyskując czas na analizę i rozwiązywanie bardziej złożonych problemów, co znacząco podnosi jakość i terminowość prac. Podobnie w obszarze przetwarzania zamówień, inteligentna automatyzacja obejmuje wsparcie w zarządzaniu danymi dostawców, weryfikację listy kontrahentów, automatyczne rejestrowanie i dopasowywanie zamówień do zewnętrznych potwierdzeń oraz faktur, a także zarządzanie rezerwami towarów. Robotyzacja usprawnia również komunikację między działami, dostarczając informacji o zadaniach czy brakujących danych, co zapewnia płynny przepływ dokumentów i podnosi efektywność całego łańcucha operacyjnego.

Praktyczne porady:

• Zacznij od małych kroków: wdrażaj digitalizację etapami, np. automatyzując pojedyncze procesy, które są obecnie najbardziej obciążające lub powodują największe opóźnienia.
• Uporządkuj procesy  i  dane:  automatyzacja  to  często motywator do optymalizacji procesowej, a wysoka jakość danych to podstawa skuteczności AI.
• Zaangażuj zespół: otwarta komunikacja i zaangażowanie pracowników w  procesy  optymalizacji  są  kluczem  do skutecznego wdrażania innowacji.
• Działaj z jasnym celem: określ strategiczny cel automatyzacji i monitoruj postępy, oceniając efektywność wdrażanych rozwiązań.

Bezpieczeństwo i efektywność

Transformacja  cyfrowa  w  branży  budowlanej  otwiera  drzwi  do znaczących ulepszeń w wydajności, bezpieczeństwie i rentowności projektów. Przyjęcie nowoczesnych technologii, takich jak BIM (ang. Building Information Modeling), umożliwia owocniejszą współpracę, lepsze planowanie i zarządzanie nieruchomościami, co przekłada się na efektywniejsze procesy budowlane. Technologia ta wykorzystywana jest do tworzenia wielowymiarowych modeli cyfrowych, które integrują dane dotyczące projektowania i budowy obiektów oraz zarządzania nimi. Przykładowo dzięki BIM architekci i inżynierowie mogą współpracować na jednym modelu, co ułatwia koordynację i wykrywanie potencjalnych konfliktów przed rozpoczęciem budowy. Firmy budowlane używają BIM do symulacji różnych scenariuszy wykonawczych, pozwalających na optymalizację harmonogramów i kosztorysów, jak również na zwiększenie bezpieczeństwa na placu budowy. Dodatkowo BIM wykorzystuje się do zarządzania zasobami przez cały cykl życia budynku, od projektu po rozbiórkę, dzięki czemu możliwe jest lepsze zarządzanie nieruchomościami i utrzymaniem obiektów.

Osobnym  zagadnieniem,  które  zyskuje  na  znaczeniu  w  branży budowlanej w kontekście transformacji cyfrowej, jest analiza danych i prognozowanie bazujące na big data. Są one istotne dla branży, ponieważ  pozwalają  na  optymalizację  procesów  projektowych i budowlanych poprzez precyzyjne prognozowanie oraz planowanie. Umożliwiają  zidentyfikowanie  wzorców  i  trendów,  które  mogą prowadzić do poprawy efektywności, redukcji kosztów, a także zminimalizowania  ryzyka  na  placu  budowy.  Ponadto  analiza  big  data wspiera podejmowanie decyzji opartych na danych, co zwiększa jakość i trwałość realizowanych projektów. Wreszcie wykorzystanie big data umożliwia lepsze zarządzanie zasobami, harmonogramami i łańcuchem dostaw, a w branży o wysokim stopniu złożoności i konkurencyjności ma to kluczowe znaczenie.

Obecnie  rozwiązania  IoT  (ang.  Internet  of  Things)  stają  się  już nieodzownym elementem cyfrowego portfolio firm branży budowlanej. Czujniki  na  placu  budowy  monitorują  warunki  pracy  i  zużycie materiałów, co przyczynia się do efektywnego zarządzania zasobami. Z kolei technologie VR/AR (ang. Virtual Reality/ Augmented Reality) wykorzystywane są coraz częściej do poprawy procesów projektowych i komunikacji z klientami. Virtual Reality pozwala na wirtualne spacery po jeszcze nieistniejących budynkach – ułatwia to klientom wyobrażenie sobie finalnego rezultatu projektu i wprowadzanie zmian przed rozpoczęciem budowy. Technologia AR jest używana na placach budowy do nakładania projektów cyfrowych na rzeczywiste obiekty, co pomaga w dokładnym umiejscowieniu elementów konstrukcyjnych i instalacji. Narzędzia te służą również do szkolenia pracowników w bezpiecznym środowisku wirtualnym, dzięki czemu minimalizuje się ryzyko wypadków i poprawia zrozumienie skomplikowanych aspektów konstrukcyjnych.

Digitalizacja podstawą sukcesu

Pisanie  o  digitalizacji  w  jakiejkolwiek  dziedzinie  życia  w  trzeciej dekadzie XXI wieku nie jest już może oryginalne – (prawie) wszyscy wiedzą (prawie) wszystko.  „Prawie” robi jednak dużą różnicę i może nie zaszkodzi powtórzyć to co (prawie) wszyscy wiedzą. W każdej branży technicznej dokładność i jednoznaczność informacji to podstawa działania. Wykonanie  nawet  prostej  instalacji,  wymaga  wymiany dużej ilości informacji technicznej. Projektant, instalator, dostawca oraz inwestor (właściciel lub zarządzający) powinni posługiwać się dobrze przygotowanymi danymi technicznymi instalowanych produktów. Najłatwiej to zrobić mając dane przygotowane i przesyłane w formie cyfrowej.

Wszyscy uczestnicy procesu inwestycyjnego muszą mieć dostęp do potrzebnych im danych: jednoznacznych, poprawnych technicznie, aktualnych, itd. Tylko pełna cyfryzacja procesu: od założeń projektowych i kosztorysowania, poprzez dane techniczne produktów, dobór i dostępność właściwych materiałów, prawidłowy montaż połączony z identyfikacją tych wyrobów aż do przekazania zarządcy budynku pełnej informacji o obiekcie pozwoli nie tylko przyspieszyć procesy  budowlane  ale  również  uprościć  eksploatację  budynku. Komisja Europejska zakłada konieczność tworzenia cyfrowy bliźniaka obiektów – w tym przypadku, nie ma co narzekać na europejską biurokrację – cyfrowy bliźniak to będzie ułatwienie dla wszystkich w branży budowlanej. Kolejne wyzwanie i ogromna szansa na przyspieszenie w budownictwie to automatyzacja wymiany informacji pomiędzy interesariuszami.

Ekosystem wymiany informacji i interesariuszy procesu budowlanego można, w uproszczony sposób zaprezentować następująco:

Konieczność wymiany informacji pomiędzy wszystkimi interesariuszami z powyższego schematu wymusza digitalizację – tego nie da się zrobić na papierze.

Kolejnym argumentem za przyspieszeniem wdrożenia digitalizacji są tzw. dane środowiskowe, związane z Gospodarką Obiegu Zamkniętego (Circular Economy) i koniecznością raportowania min. śladu węglowego w budownictwie. Bez digitalizacji wdrożenie takiego raportowania będzie niemożliwe a bez takiego raportu, już niedługo pojawią się ograniczenia w możliwości np. złożenia oferty w projektach finansowanych przez banki wdrażające Zielony Ład. Wdrażając narzędzia cyfrowe warto długo planować i myśleć perspektywicznie. Koniecznie trzeba określić zalety własnego sposobu funkcjonowania (przewagi konkurencyjne) i  cyfrowo je wzmacniać. Zamiana słabych rzeczywistych procesów na słabe procesy zdigitalizowane to nie jest dobry interes.

Opinie zebrali: Piotr Sawczuk, Arkadiusz Kaczanowski