Umowy na co dzień - cztery pułapki, które kosztują najwięcej

Z perspektywy prawnika widzę, że wielu sporów można byłoby w ogó­le uniknąć, gdyby w umowie znalazło się kilka precyzyjnych, z pozo­ru niewielkich, postanowień. Poniżej przedstawiam cztery najczęstsze pułapki i podpowiadam, jak się przed nimi zabezpieczyć.

1. Brak precyzyjnego określenia przedmiotu umowy

Zbyt ogólne sformułowania – np. „remont mieszkania”, „wykonanie ogro­dzenia” czy „dostawa oprogramowania” – są jednym z najczęstszych błę­dów. W razie sporu sądowego pojawia się problem: co tak naprawdę strony miały na myśli? Czy w ramach „remontu” wchodziło także malo­wanie, wymiana instalacji czy tylko odświeżenie ścian?

 

Dlatego warto bardzo dokładnie opisać przedmiot umowy. Powinny się w niej znaleźć szczegóły dotyczące zakresu prac, rodzaju i jakości materiałów, wymiarów, standardu wykończenia, a nawet kolejności realizacji poszczególnych etapów. Im bardziej szczegółowy opis, tym mniejsze pole do dowolnej interpretacji w przyszłości.

 

2. Niejasne terminy i brak kar umownych

Drugą częstą pułapką są rozmyte terminy. Umowa, w której przewi­dziano jedynie „realizację w pierwszym kwartale”, w praktyce pozwala przeciągać prace bez konsekwencji. Brak kar umownych dodatkowo pozbawia nas narzędzia nacisku.

 

Bezpieczniej jest ustalić konkretny harmonogram z precyzyjnymi da­tami i wprowadzić postanowienie o karze umownej – np. 0,5% warto­ści wynagrodzenia za każdy dzień opóźnienia. Taka klauzula dyscypli­nuje wykonawcę i w razie problemów ułatwia dochodzenie roszczeń, często już na etapie przedsądowym.

 

3. Ustalenia ustne i nowa forma dokumentowa

Polskie prawo co do zasady dopuszcza zawieranie umów ustnie, jed­nak w praktyce rodzi to problemy dowodowe. Po kilku miesiącach ła­two zapomnieć, co dokładnie zostało ustalone, a w sądzie brak jedno­znacznego potwierdzenia może oznaczać przegraną sprawę.

 

Od 2016 r. w Kodeksie cywilnym funkcjonuje forma dokumentowa – to bardzo praktyczne rozwiązanie, które wiele osób wciąż pomija. Forma dokumentowa jest zachowana wtedy, gdy oświadczenia woli zostaną złożone w postaci umożliwiającej utrwalenie ich treści i identyfikację osoby składającej oświadczenie, np. e-mailem, SMS-em, komunikato­rem internetowym czy nagraniem audio.

 

Dzięki temu zwykła wymiana wiadomości e-mail lub SMS może stano­wić pełnoprawną umowę w rozumieniu prawa, jeżeli z treści wynika zgodna wola stron. To znacznie ułatwia życie pod warunkiem, że ko­respondencja jest jednoznaczna i archiwizowana w sposób pozwala­jący na jej późniejsze odtworzenie.

 

4. Brak klauzuli waloryzacyjnej lub rozliczeń częściowych

Ostatnia, ale bardzo kosztowna pułapka to brak mechanizmu dostoso­wania wynagrodzenia do zmieniających się realiów rynkowych. W ostat­nich latach inflacja i wahania cen materiałów pokazały, jak istotne jest postanowienie o waloryzacji – np. powiązanie ceny z oficjalnym wskaź­nikiem inflacji GUS.

 

Przy długotrwałych pracach warto też przewidzieć odbiory częścio­we i rozliczenia etapowe. Dzięki temu w razie rezygnacji wykonawcy w połowie drogi nie stracimy całości zapłaconej kwoty, a przejęcie prac przez nowego wykonawcę będzie prostsze.

 

Podsumowanie

Dobrze przygotowana umowa nie musi być wielostronicowym doku­mentem pełnym prawniczych formuł. Kluczem jest precyzja i kilka klu­czowych postanowień, które jasno określają obowiązki stron, sposób rozliczeń i konsekwencje niewykonania umowy. Odpowiednie dopaso­wanie postanowień umownych, w szczególności takich jak harmono­gram prac, regulacje dotyczące kar umownych, świadome korzystanie z formy dokumentowej czy klauzule waloryzacyjne – mogą w prakty­ce przesądzić o jakości samej umowy, a w razie problemów stanowić podstawę do ochrony swoich praw szybko i bez konieczności prowa­dzenia długotrwałego procesu sądowego.